手間も費用もかけて、ようやく完成したホームページ。
「会社やサービスの雰囲気も伝わり、お客様も増えるはずだ」
そう感じるかもしれません。
しかし実際には、ホームページは制作してからの運用が最も重要になります。ここを疎かにしてしまうと、思ったように集客できないどころか、セキュリティリスクが生じてしまうことも。
ところが実務では、日々の業務が忙しくなるほどサイトは後回しになり、いつの間にか放置状態になりがちです。
せっかく作ったからには、うまく活用して集客にもつなげたいですよね。
ここでは、最低でもここは更新しておきたい、お客様からの信頼感向上につながる運用のポイントを紹介します。
サービス内容や会社・店舗情報の更新
必ず更新するべきものは、閲覧したお客様が判断材料にする基本情報です。
最低限、次は「現状と一致しているか」を定期的に見直すようにしてください。
- 営業時間・定休日
- サービス内容（提供範囲）・料金やメニューの目安
- 予約方法・問い合わせ方法（電話／フォーム／LINE等）
- アクセス（住所、地図、駐車場、入口案内）
ここで重要なのは、Webサイトに掲載されているすべての情報が統一されていることです。
自社で管理しているSNSなどはもちろん、自動的に第三者が登録・編集していることもあります。（地図サービス・口コミサイト・会社紹介サイトなど）
また、Google Mapの情報も更新漏れがないか確認しましょう。特に店舗を持っているBtoCビジネスでは重要になります。
臨時の情報を正しく掲載することも信頼につながる
大きく変わることの少ない基本情報のほかに、下記のような状況によって変わる項目もあります。
- 臨時休業（GW、夏季休暇、年末年始休暇など）
- 採用状況（募集している／していない、募集要項の有無）
- キャンペーン情報（期間限定サービスなど）
これらの情報に掲載漏れや齟齬があると、お客様の信頼を失うことにもつながります。
「せっかくホームページで営業時間を確認したのに、いざ行ってみたら閉まっていた」
「キャンペーン情報をみて買おうかと思っていたら、キャンペーンが終了していた」
このような状況を防ぐために、更新情報の種類ごとに、掲載箇所・更新手順を定めておきましょう。
正しくない情報は業務負担の増加につながる
放置の影響は、不要な業務負担の増大にもつながる可能性があります。
営業時間やメニュー、料金、予約方法など、掲載されているサイトによってこれらの内容がずれていると、閲覧したお客様は何が正しいのかわからなくなります。そしてその疑問は「電話で確認するしかない」という行動につながり、問い合わせ対応が増えて、結果として無駄な業務が発生してしまうのです。
セキュリティ更新
ホームページ管理で、意外と見落としがちなのがセキュリティです。
ホームページはソフトウェアや仕組みの上で動いているため、更新が止まると脆弱性対応が遅れたり、改ざんや不正利用などのリスクが高まる可能性があります。しかし、自社で制作していないと何を確認する必要があるか、どのように更新したら良いかはよほど詳しい人が社内にいない限りは難しいでしょう。
最も確実なのは、制作を依頼した会社に保守・管理を継続して依頼することです。そのホームページすべての構造を理解しているため、必要な更新箇所や更新フローを熟知しています。なお、弊社では制作後の管理・運用サポートも承っております。
注意：WordPressは自動更新に任せきりでは危険
制作会社でWordPressを使って制作してもらったり、あるいはご自身で配布テーマを使って制作している場合もあるかと思います。WordPressにはバージョンやプラグインを自動更新してくれる仕組みがあるので、これを利用している方も多いでしょう。
ここで注意しておきたいのは、プラグインのサービス終了・移管による更新の停止や、更新によるレイアウトの崩れなどです。何らかの理由でプラグインの更新が終了した場合、気付かないうちにプラグインが古くなり、場合によってはセキュリティリスクにつながります。また、大きなバージョンアップ等ではときどきレイアウトに影響することがあります。いつの間にか大きくレイアウトが崩れてしまっていた場合、そのページを閲覧したお客様が不信感や不満感を抱き、離れていってしまうこともあります。
また、WordPressのシステムを設置しているサーバーの管理も重要です。WordPressはPHPというプログラミング言語で動く仕組みですが、WordPressの更新に合わせて対応しているPHPの更新もしていく必要があります。そしてこのPHPも、バージョンアップによってエラーなどの不具合につながることがあります。（場合によってはレイアウトが崩れたり、記事やページが表示されなくなることもあります）
自動更新はとても便利で、何もしないよりはるかに安全性を保つことのできる機能ですが、確認しない運用には注意が必要です。レイアウト崩れに対応しながら適切な更新をするためには、対応できる管理会社に普段から更新を依頼するのが望ましいです。
運用を続けていくポイント
「お知らせ」は、まずは短くてもOK
更新が続かない原因のひとつは、「しっかり書かないと」と思ってしまうことです。
閲覧者が最も知りたいのは「何が・いつから・どう変わるか」であるため、まずはこれらを端的に、わかりやすく伝えましょう。余力があれば、閲覧者が知りたい情報をさらに付け加えられると良いです。
写真は雰囲気を伝えるのに最適
普段の様子や季節感を感じられる写真を記事などに加えると、記事が短くても最新の情報をひと目で伝えやすくなります。定期的な情報更新がされているサイトはお客様にとってもチェックしたくなるページとなるため、可能であれば写真を加えてみましょう。手軽に撮影できるスマホの写真でもOKです。
問い合わせが多い質問は「よくある質問」として掲載
サービスやホームページが育ってくると、様々な問い合わせも増えてきます。そして、電話やメールで同じ質問が繰り返されるなら、それはホームページに移せるサインです。
問い合わせの多いものを「よくある質問」としてわかりやすい場所に表示しておくことは、業務負担の軽減だけでなく、お客様にとっても問い合わせの負担を軽減することにつながります。さらに、定期的に「よくある質問」への案内を促すことで、お客様が疑問に思ったときにスムーズな解決につながり、集客につなげることもできるでしょう。
最後に
ホームページは適切に運用することで、ビジネスを助ける素晴らしいツールに育ちます。
一方、普段の業務で忙しい中で更新を続けていくことは容易ではありません。
今回紹介した「最低限必要な更新」をまずは続けていただき、可能ならお客様のビジネスに合わせた更新を加えていただくのが良いかと思います。
最低限の更新だけでも大変かもしれませんが、制作・管理会社に依頼することで大きく負担を軽減できる部分も多いです。
もし負担に感じていることがあれば、「ここだけでもお願いできないか」のようなご相談でも、ぜひ弊社にお気軽にご相談ください。
